Power Automate এর মাধ্যমে Document Approval Workflow তৈরি করা সহজ এবং কার্যকর। এটি আপনাকে একটি স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া তৈরি করতে সহায়তা করে, যার মাধ্যমে ডকুমেন্টগুলি নির্দিষ্ট প্রক্রিয়া অনুযায়ী অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করা যায়। আপনি যখন SharePoint বা OneDrive তে একটি ডকুমেন্ট আপলোড করবেন, তখন এটি একটি Approver দ্বারা যাচাই হবে এবং সেই অনুযায়ী পরবর্তী পদক্ষেপ নেওয়া হবে।
এখানে Document Approval Workflow তৈরি করার জন্য প্রয়োজনীয় ধাপগুলো আলোচনা করা হলো।
Document Approval Workflow তৈরি করার ধাপসমূহ
1. Power Automate এ লগইন করুন
- প্রথমে Power Automate পোর্টালে লগইন করুন।
2. একটি নতুন ফ্লো তৈরি করুন
- ড্যাশবোর্ডে Create বাটনে ক্লিক করুন।
- Automated Flow নির্বাচন করুন, কারণ আপনি একটি ট্রিগার দ্বারা ফ্লো চালু করতে চান।
3. Trigger নির্বাচন করুন
- "When a file is created" বা "When a file is created or modified" SharePoint বা OneDrive এর মধ্যে একটি Trigger নির্বাচন করুন। এতে ফ্লো শুরু হবে যখন নতুন কোনো ডকুমেন্ট আপলোড হবে।
- Trigger: When a file is created (properties only) (SharePoint)
- Site Address: আপনার SharePoint সাইটের URL দিন।
- Library Name: আপনার ডকুমেন্ট লাইব্রেরি নাম নির্বাচন করুন।
4. Approval প্রক্রিয়া শুরু করুন
- Action: Start and wait for an approval অ্যাকশন যোগ করুন। এটি ডকুমেন্টটি অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যানের জন্য পাঠানোর প্রক্রিয়া শুরু করবে।
- Approval Type: এখানে দুইটি অপশন পাবেন:
- Approve/Reject - First to respond: প্রথম যে ব্যক্তি Approve বা Reject করবে, সেই অনুযায়ী ফ্লো চলতে থাকবে।
- Approve/Reject - Everyone must approve: সকল অ্যাপ্রুভারের অনুমোদন প্রয়োজন।
- Title: একটি শিরোনাম দিন (যেমন: "Document Approval Request")।
- Assigned To: এটি হলো সেই ব্যক্তি বা দল যারা ডকুমেন্টটি অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করবে। আপনি Office 365 users বা Email ব্যবহার করে এটি নির্ধারণ করতে পারেন।
- Item Link: এখানে আপনার SharePoint বা OneDrive এর ডকুমেন্ট লিঙ্ক দিন যাতে Approver সহজেই ডকুমেন্টটি দেখতে পারে।
- Item Description: ডকুমেন্টের বিষয়ে একটি বিবরণ দিন (যেমন, “New policy document for approval”)।
5. Approver এর রিপ্লাই অনুযায়ী Actions নির্ধারণ করুন
এখন, আপনাকে অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যানের উপর ভিত্তি করে পরবর্তী পদক্ষেপ নির্ধারণ করতে হবে:
- Condition অ্যাকশন যোগ করুন।
- এখানে, Approve বা Reject এর ভিত্তিতে দুটি শাখা তৈরি করুন।
- If Approved:
- Update Item: SharePoint এ ডকুমেন্টের স্ট্যাটাস আপডেট করুন। উদাহরণস্বরূপ, "Approved" স্ট্যাটাস দিন।
- Send an Email: একটি ধন্যবাদ ইমেইল পাঠান যেটি Approver বা ডকুমেন্টের Submitter কে জানাবে যে ডকুমেন্টটি অনুমোদিত হয়েছে।
- If Rejected:
- Update Item: ডকুমেন্টের স্ট্যাটাস "Rejected" করে দিন।
- Send an Email: একটি ইমেইল পাঠান যাতে জানানো হবে যে ডকুমেন্টটি প্রত্যাখ্যান করা হয়েছে।
6. Email Notification পাঠানো
আপনার ওয়র্কফ্লোটি আরও কার্যকরী করার জন্য Approval Outcome (Approve/Rejection) সহ একটি ইমেইল পাঠানো যাবে:
- Action: "Send an email (V2)"।
- To: Approver বা Document Submitter কে।
- Subject: "Document Approval Status"।
- Body:
- যদি Approved হয়, তবে: "The document has been approved."
- যদি Rejected হয়, তবে: "The document has been rejected. Please review and resubmit."
7. Workflow Termination
শেষে, আপনি ফ্লোটি Terminate অ্যাকশন দিয়ে বন্ধ করতে পারেন। এটি ফ্লোটি সম্পন্ন হওয়ার পর ওয়র্কফ্লো বন্ধ করবে।
Document Approval Workflow এর একটি উদাহরণ
ধরা যাক, আপনি একটি SharePoint সাইটে ডকুমেন্ট আপলোড করলে, সেটি সংশ্লিষ্ট ম্যানেজার দ্বারা অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান হবে। অনুমোদনের পরে, ডকুমেন্টের স্ট্যাটাস Approved হয়ে যাবে, এবং প্রত্যাখ্যাত হলে, ডকুমেন্টের স্ট্যাটাস Rejected হয়ে যাবে।
ফ্লো তৈরি করার ধাপগুলো:
- Trigger: "When a file is created (properties only)" - SharePoint সাইটে একটি নতুন ফাইল আপলোড হলে।
- Approval: "Start and wait for an approval" - ডকুমেন্ট অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যানের জন্য ম্যানেজারকে পাঠানো হবে।
- Condition: যদি Approved, তবে ফাইল স্ট্যাটাস আপডেট হবে "Approved" এবং Thank You Email পাঠানো হবে। যদি Rejected, তবে স্ট্যাটাস "Rejected" হবে এবং ফাইলটি ফেরত পাঠানো হবে সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির কাছে।
Document Approval Workflow এর সুবিধা
- স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া: ডকুমেন্ট অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যানের প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে চলবে, ফলে সময় সাশ্রয় হবে এবং ভুল কম হবে।
- ট্র্যাকিং: আপনি সহজেই ট্র্যাক করতে পারবেন কোন ডকুমেন্ট অনুমোদিত বা প্রত্যাখ্যাত হয়েছে, এবং প্রক্রিয়ার বিস্তারিত ইতিহাস।
- ইনভলভড স্টেকহোল্ডারদের মধ্যে স্বচ্ছতা: সকল স্টেকহোল্ডার (যেমন ম্যানেজার, ডকুমেন্ট সাবমিটকারী) জানবে ডকুমেন্টের স্ট্যাটাস এবং প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ।
এইভাবে Power Automate এ Document Approval Workflow তৈরি করতে পারেন যা আপনাকে ডকুমেন্টের অনুমোদন প্রক্রিয়া সহজ, স্বয়ংক্রিয় এবং ট্র্যাকযোগ্য করে তুলবে।
Read more
